Comment programmer et gérer vos collectes

Avec le Pickup Manager, vous pouvez réserver la collecte de vos envois auprès du transporteur sans quitter ShippyPro. Certains transporteurs sont réservés directement via leur API, d'autres reçoivent la demande par e-mail. Vous pouvez aussi suivre vos collectes, les marquer comme collectées, les annuler lorsque le transporteur le permet et en exporter la liste.

📌 Vous utilisez la version précédente du Pickup Manager ? Consultez Comment programmer une collecte (Legacy).

Découvrez comment programmer et gérer vos collectes étape par étape

Sommaire

Comment ça marche
Où trouver mes collectes ?
Liste des transporteurs
Erreurs & Solutions

1. Comment ça marche

Ouvrez le Pickup Manager depuis le menu latéral : Shipping > Collectes. Il est disponible avec tout forfait payant actif, pour les utilisateurs ayant le rôle Admin ou Label Creator.

Cliquez sur Programmer une collecte en haut à droite. Le bouton indique aussi combien de collectes sont programmées. Une liste s'ouvre pour choisir une connexion transporteur : les connexions sont regroupées par transporteur, et chacune affiche le libellé de son contrat (par exemple Code client 000000473204). Utilisez Rechercher un transporteur ou un libellé de contrat… pour la trouver.

Une connexion marquée Indisponible ne peut pas réserver de collectes. Survolez-la pour en voir la raison :

Non disponible pour le pays de votre compte.
Non activé pour les collectes sur votre compte.
Les collectes avec ce transporteur ne sont pas encore activées pour votre compte.
Cette connexion est désactivée dans vos paramètres de transporteurs.
Cette connexion ne peut pas envoyer de demandes de collecte : vérifiez l'e-mail de collecte dans les paramètres du transporteur.

La réservation se déroule en quatre étapes : Quand enlever, Quoi enlever, Où enlever et Vérifier et confirmer. Cliquez sur Continuer pour passer à l'étape suivante et sur Retour pour revenir à l'étape précédente. Si vous cliquez sur Annuler, ShippyPro vous demande de confirmer avant d'abandonner les informations saisies.

Quand enlever

Choisissez la Date d'enlèvement et l'Heure d'enlèvement, de 15 minutes à 12 mois à l'avance.
Horaires d'ouverture de l'entrepôt : quand votre entrepôt est ouvert pour l'enlèvement, en Matin et Après-midi, chacun avec une heure de début et une heure de fin. Laissez une heure vide si elle ne s'applique pas (Aucune sélection). Si vous remplissez un créneau, indiquez les deux heures.
Certains transporteurs exigent au moins un créneau complet : dans ce cas, indiquez le matin ou l'après-midi.
Certains transporteurs ne reçoivent que l'heure de chaque horaire : 09:30 est envoyé comme 09.
Sous l'heure, vous voyez votre heure d'enlèvement par défaut, par exemple Par défaut : dans 2 heures. Cliquez sur Modifier pour la changer, ou sur Définir une valeur par défaut si vous n'en avez pas encore.

Quoi enlever

Commandes : ouvrez Choisir des commandes expédiées et sélectionnez une ou plusieurs commandes. Filtrez par Aujourd'hui, Hier, 7 derniers jours ou Période personnalisée, et recherchez par commande, ID de transaction ou client. Tout sélectionner ajoute les commandes de la liste, jusqu'à 100 par enlèvement.
Les commandes de retour portent l'étiquette Retour. Une commande sans numéro d'expédition ne peut pas être ajoutée.
Colis : les colis des commandes sélectionnées sont ajoutés automatiquement. Utilisez Ajouter un colis pour en saisir un à la main (Longueur, Largeur, Hauteur et Poids, chacun avec son unité ; Qté crée plusieurs colis identiques en une fois), ou Carnet d'envois pour partir de vos colis enregistrés.
Regrouper en un seul colis : regroupe les colis en un seul, dès que vous avez au moins deux colis complets. Le poids part du total des colis et vous indiquez les dimensions. Le transporteur reçoit un seul colis avec ces dimensions, pas une palette. Cliquez sur Défaire pour les séparer à nouveau.

📌 Pour retirer une commande dont les colis ont été regroupés, cliquez d'abord sur Défaire sur le colis regroupé.

Où enlever

Adresse d'enlèvement : choisissez parmi Vos adresses (votre Adresse enregistrée et les Adresses du carnet) ou L'adresse d'une commande. Lorsque vous ajoutez des commandes, l'adresse de la commande la plus récente est remplie automatiquement, sauf si vous avez déjà choisi une adresse ou modifié les champs.
Certains transporteurs n'acceptent pas d'enlèvement à votre adresse enregistrée sans commande : ShippyPro vous prévient pour que vous puissiez choisir une autre adresse.
Expéditeur et contact : nom, société, téléphone et e-mail.
Le code postal et l'état ou la province peuvent être obligatoires, selon le pays.
Note pour le chauffeur : jusqu'à 255 caractères.
Objet de l'e-mail : uniquement pour les transporteurs réservés par e-mail. Il est prérempli avec Demande d'enlèvement, et l'agence le reçoit suivi de « - nom de votre société ».
Dans ces champs, les emoji et symboles similaires ne sont pas acceptés, et le texte doit tenir sur une seule ligne. Certains transporteurs comptent une lettre accentuée pour deux caractères.

Vérifier et confirmer

Vérifiez le récapitulatif : Quand, Colis, Expéditeur, Note et, pour les transporteurs par e-mail, Objet de l'e-mail. Cliquez sur Modifier à côté d'une section pour la changer, puis cliquez sur Réserver l'enlèvement.

Transporteurs via API : vous voyez Enlèvement réservé avec le Numéro de confirmation, et la collecte apparaît dans la liste avec son ID de collecte.
Transporteurs via e-mail : vous voyez Demande d'enlèvement envoyée. L'agence la reçoit par e-mail et confirme l'enlèvement directement : il n'y a donc pas d'ID de collecte.

📌 Pour les transporteurs réservés par e-mail, renseignez la Pickup Email dans Transporteurs > Modifier sur la connexion.

Heure d'enlèvement par défaut

La valeur par défaut préremplit l'heure d'enlèvement de chaque nouvelle réservation, et vous pouvez la modifier à chaque fois. Cliquez sur Heure d'enlèvement par défaut dans la barre d'outils, entre Exporter et Programmer une collecte, ou sur Modifier sous l'heure à la première étape. Choisissez l'une de ces options :

Standard : dans 1 heure ; à partir de 14:00, demain à 13:00.
Dans quelques heures : de 1 à 72 heures, comptées à partir du début de la réservation.
Prochain jour ouvré : à l'heure que vous choisissez. Hors week-ends et jours fériés.

Cliquez sur Enregistrer par défaut. Seuls les utilisateurs Admin et Label Creator peuvent enregistrer la valeur par défaut.

Limites de réservation

Jusqu'à 100 commandes et 1 500 colis par enlèvement.
Date d'enlèvement dans les 12 prochains mois.
Note pour le chauffeur jusqu'à 255 caractères.

2. Où trouver mes collectes ?

Vos collectes sont listées dans Shipping > Collectes, 25, 50 ou 100 par page, avec ces colonnes : Date (avec les horaires d'ouverture de l'entrepôt), Transporteur, Commandes, Lieu de collecte, Colis, ID de collecte et Statut. Une collecte réservée sans commande affiche Collecte manuelle.

Cliquez sur une ligne pour ouvrir le détail de la collecte : Informations sur la collecte, Commandes de la collecte et Colis. Utilisez les flèches pour passer à la collecte précédente ou suivante.

Pour les transporteurs par e-mail, la colonne ID de collecte indique : « Envoyée à l'agence par e-mail : ce transporteur ne renvoie pas de référence de collecte. »

Statut

Collecte planifiée
Collectée
Annulée

Recherche et filtres

Date : Aujourd'hui, Demain, 7 prochains jours, 7 derniers jours ou une période personnalisée.
Transporteur et Statut.
Rechercher par ID ou suivi : ID de collecte ou numéro de confirmation, Transaction ID, ShippyPro ID ou numéro de suivi. La recherche porte uniquement sur les dates sélectionnées : si rien ne correspond, cliquez sur Chercher jusqu'au pour élargir la période.
S'il y a trop de collectes, le filtre et le tri par statut ne fonctionnent que sur une période plus courte : choisissez moins de jours, supprimez le filtre de statut ou triez par date.
La recherche par adresse n'est pas disponible.

Marquer comme collectée

Le statut d'une collecte passe automatiquement à Collectée lorsque sa commande arrive En transit. Cela ne fonctionne que pour les collectes liées à de vraies commandes : une collecte manuelle doit être marquée à la main. Survolez la ligne, utilisez Marquer comme collectée dans le détail de la collecte, ou sélectionnez plusieurs lignes et utilisez l'action groupée.

Annuler une collecte

Cliquez sur Annuler la collecte sur la ligne ou dans le détail de la collecte, ou sélectionnez plusieurs lignes. La collecte est annulée auprès du transporteur, et cette action est irréversible. Lorsque vous en annulez plusieurs, ShippyPro vous indique combien peuvent être annulées et lesquelles resteront inchangées (transporteurs qui ne le permettent pas, ou collectes déjà effectuées).

Si le transporteur refuse, vous voyez : « Le transporteur a refusé l'annulation. La collecte est toujours réservée. »

L'action n'apparaît que pour les transporteurs qui permettent l'annulation depuis ShippyPro : consultez la Carrier Comparison Map. Pour les autres transporteurs, annulez sur le site du transporteur ou auprès de votre agence.

📌 DHL Express et GLS Italy : l'annulation peut apparaître comme réussie même si le transporteur ne l'a pas acceptée. Vérifiez auprès du transporteur pour en être sûr.

Actions groupées

Sélectionnez des lignes sur la page actuelle, puis choisissez Marquer comme collectée ou Annuler la collecte. Le message final indique le résultat pour chaque cas.

Exporter

Cliquez sur Exporter pour télécharger un fichier Excel de vos collectes, sur une période de 31 jours maximum. Si cela prend trop de temps, essayez une période plus courte ou moins de filtres.

3. Liste des transporteurs

Consultez la Carrier Comparison Map pour savoir quels transporteurs permettent la réservation et l'annulation des collectes.

4. Erreurs & Solutions

« Réessayez dans un instant »

« Cette demande a été envoyée il y a un instant. Attendez 2 minutes avant de la réserver à nouveau. »

La même demande a été envoyée il y a moins de 2 minutes, par exemple après un double clic. ShippyPro la bloque pour que le transporteur ne reçoive pas de double réservation. Consultez d'abord la liste : la collecte est peut-être déjà réservée. Sinon, attendez 2 minutes et réservez à nouveau.

« Cet enlèvement est déjà en cours de réservation »

« La même demande a été envoyée il y a un instant. Consultez la liste. »

Rechargez la liste : la collecte y figure probablement déjà.

« Nous n'avons pas pu confirmer la réservation »

« Elle a peut-être abouti : consultez la liste avant de réserver à nouveau. »

La demande a été envoyée, mais ShippyPro n'a pas reçu de réponse à temps. Consultez la liste avant de réserver à nouveau, pour éviter une double collecte.

« L'enlèvement n'a pas été réservé »

Le transporteur a refusé la réservation. Le message vous indique pourquoi :

« Transporteur exige au moins un créneau d'entrepôt complet. » Indiquez les deux heures du matin ou de l'après-midi.
« Transporteur n'effectue pas d'enlèvement à votre adresse enregistrée sans commande. Choisissez une autre adresse. » Ajoutez une commande ou choisissez une autre adresse.
« Cette connexion n'a pas d'adresse e-mail pour les enlèvements. Ajoutez-en une dans ses paramètres. » Ajoutez la Pickup Email dans Transporteurs > Modifier.
« Transporteur n'effectue pas d'enlèvement dans le pays de l'expéditeur. » Choisissez une autre connexion ou une autre adresse.
« Transporteur n'accepte pas de demandes d'enlèvement via cette connexion. » Choisissez une autre connexion.
« Transporteur exige un nom ou une société d'expéditeur plus courts. » Raccourcissez le nom ou la société dans Expéditeur et contact.
« Transporteur a refusé la demande. Vérifiez les informations et réessayez dans 2 minutes. » Vérifiez la date et l'heure, l'adresse et le poids des colis, puis réessayez après 2 minutes. Pour les causes les plus fréquentes par transporteur, consultez Pickup Manager : dépannage et FAQ.

« Votre forfait actuel n'inclut pas les collectes »

Le Pickup Manager nécessite un forfait payant actif. Passez à un forfait supérieur pour gérer les collectes.

« Vous n'avez pas l'autorisation de gérer les collectes »

Le Pickup Manager nécessite le rôle Admin ou Label Creator. Demandez l'accès au titulaire du compte.

J'ai créé une collecte mais je ne vois pas d'étiquette. Pourquoi ?

Le Pickup Manager ne crée pas d'étiquettes. Créez d'abord l'envoi, puis réservez la collecte.

Pour les erreurs des transporteurs et d'autres questions, consultez Pickup Manager : dépannage et FAQ.

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