Apprenez comment fonctionne l'Analyse des factures étape par étape
Veuillez noter : la fonctionnalité d'analyse des factures du transporteur ne fonctionne actuellement que pour GLS Italy, BRT, MyDHL, UPS.
Réduire les tâches stressantes et répétitives est vraiment simple avec ShippyPro, notamment lorsque vous gérez les factures de vos transporteurs.
Voyons voir comment ça fonctionne!
Comment ça marche
Depuis Analytics > Analyse des factures, vous pouvez immédiatement identifier les suppléments facturés par le transporteur et suivre les écarts de coûts.
1. Téléchargez la facture
Tout d'abord, il est nécessaire de télécharger la facture en cliquant sur le bouton Télécharger une nouvelle facture.
Remarque:
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Le fichier doit être au format CVS ou XLS/XLSX (format Excel).
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Le délimiteur sera pré-rempli avec une valeur automatique, qui dépend du transporteur sélectionné (par exemple, pour GLS Italie, c'est un point-virgule
;). Vous n'avez pas besoin de le modifier, sauf si vous êtes sûr que le délimiteur du fichier est l'un des caractères affichés dans le menu déroulant.
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Vous pouvez choisir d'envoyer la notification de traitement soit à l'e-mail du profil, soit à l'e-mail de votre choix.
Il est possible que dans la facture que vous téléchargez sur la plateforme il y ait des commandes qui ne correspondent pas à celles de nos systèmes (par exemple si vous gérez une partie de vos expéditions en dehors de ShippyPro). Dans ce cas, nous enverrons un email avec un Excel des lignes que nous avons exclues de l'analyse.
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Le traitement de la facture téléchargée par notre système peut prendre un certain temps, en fonction du nombre d'envois à analyser. Une fois le traitement de la facture terminé, vous recevrez un e-mail de notification avec le résultat du processus et un lien pour consulter la facture que vous avez téléchargée.
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Demandez à votre transporteur de vous fournir la facture contenant les valeurs suivantes comme en-tête :
DHL Express
CSV, nom "Invoice number.csv", 5 premières colonnes : Type de ligne, recherche de facturation, numéro de facture original, numéro de facture, code de station.
UPS
CSV, la deuxième colonne est le numéro de compte UPS, la cinquième colonne est la date de facturation, la sixième est le numéro de facture, la dix-huitième est le numéro de suivi.
BRT / Bartolini
Fichier TIVAFWWT.CSV, csv, Naming colonne principale: VAFAAS VAFLNP VAFNRS VAFNSP VAFTBL VAFMGS VAFKSC VAFLNA VAFNCL VAFPKB VAFVLF
GLS ITALY
Fichier de facturation généré par Scarico Cliente Esterno, avec les paramètres du programme “zftpsgmg”
Dans la facture de GLS Italy, nous utilisons le poids maximal et le poids volumétrique pour déterminer les trois dimensions : longueur scannée, hauteur scannée et largeur scannée. Nous recalculons la valeur volumétrique à partir du poids en attribuant toujours un tiers à chacune des mesures.
2. Afficher les coûts totaux et la répartition
Une fois la facture traitée, vous verrez un résumé utile du montant total de la facture, de ce que vous étiez censé payer « par contrat » et de l'analyse de la facture, qui est l'écart entre les deux premières valeurs.
Dans la partie inférieure du récapitulatif, vous verrez une ventilation de la facture, où vous pourrez trouver les frais de transport facturés, l'écart entre ce que le transporteur a facturé et ce que vous étiez censé payer "par contrat", la taxe, le supplément carburant, le paiement à la livraison. expéditions et la somme des frais supplémentaires. Il s'agit des frais liés : aux mises en attente, aux zones éloignées, aux dépassements de dimensions, aux assurances, aux retours et aux prestations complémentaires.
Souviens-toi:
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une valeur rouge 🔴 signifie que vous devez payer plus que prévu ;
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une valeur verte 🟢 signifie que vous devez payer moins que prévu.
Détails de la facture
Juste en dessous du récapitulatif, vous trouverez un tableau détaillé pour chaque expédition téléchargée de votre facture Transporteur.
Pour toutes les expéditions incluses dans l'analyse, vous pouvez vérifier l'écart entre ce que le transporteur a facturé et ce que vous étiez censé payer par contrat, l'écart sur le coût du transport, tous les coûts supplémentaires, le poids et les dimensions de vos commandes, la date d'expédition et de livraison. et enfin Jours en transit.
Que se passe-t-il si les frais du transporteur sont douteux ?
Si vous avez identifié des coûts douteux ou erronés dans votre facture, vous pouvez ajouter des notes directement sur le tableau, puis exporter un nouvel Excel avec l'analyse complète.
Si vous avez sélectionné des expéditions ou ajouté des notes, vous disposerez de 3 options d'exportation différentes :
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Exportez l’analyse complète avec toutes les expéditions incluses
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Exportez uniquement les envois sélectionnés, ceux que vous pouvez sélectionner avec les checkboxes
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Exporter uniquement les envois avec des notes
Comme pour le téléchargement, également pour l'exportation, vous pouvez choisir l'e-mail auquel envoyer l'analyse de la facture.
Ensuite, vous pouvez envoyer l'excel à votre transporteur et demander un remboursement 💰
Vous expédiez via API ?
Aucun problème ! 🙌 Avec les API ShippyPro, vous pourrez effectuer une analyse des factures afin d'identifier rapidement les surcoûts et les erreurs de tarifs.
Ce que vous devez faire est de transmettre les frais d'expédition, les prix détaillés et les dimensions du colis lors de la demande d'API Ship. De plus amples informations peuvent être trouvées dans notre documentation API.
De cette façon, vous pouvez suivre les tarifs de votre transporteur plus facilement que jamais.
🔐 Consultez notre page de prix et commencez dès maintenant!