Descubre cómo funciona "Análisis de facturas" paso a paso
Tenga en cuenta: la función Análisis de facturas del operador actualmente funciona solo para GLS Italy, BRT, MyDHL, UPS.
Reducir las tareas estresantes y repetitivas es realmente fácil con ShippyPro, en particular cuando gestionas las facturas de tus transportistas.
Desde Análisis > Análisis de facturas puede identificar inmediatamente los recargos que el transportista ha facturado y realizar un seguimiento de las discrepancias de costos.
a. Sube la factura
Primero es necesario subir la factura pulsando en el botón Subir nueva factura.
Notas
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El archivo debe estar en CVS o XLS/XLSX (formato Excel).
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El Delimitador se completará previamente con un valor Automático, que depende del transportista seleccionado (por ejemplo, para GLS Italia es punto y coma
;). No es necesario cambiarlo, a menos que esté seguro de que el delimitador del archivo es uno de los caracteres que se muestran en el menú desplegable. -
Puede optar por enviar la notificación de procesamiento al correo electrónico de su perfil ShippyPro o al correo electrónico de su elección.
Es posible que en la factura que subas a la plataforma haya pedidos que no coincidan con los de nuestros sistemas (por ejemplo si gestionas una parte de tus envíos fuera de ShippyPro). En este caso enviaremos un correo electrónico con un Excel de las filas que excluimos del análisis.
La factura cargada puede tardar algún tiempo en ser procesada por nuestro sistema, dependiendo de la cantidad de envíos a analizar.
Cuando finalice el procesamiento de la factura, recibirá un correo electrónico de notificación con el resultado del proceso y un enlace para ver la factura que cargó.
Pide a tu Transportista que te proporcione la factura con los siguientes valores en la cabecera:
DHL Express
CSV, nombre "Número de factura.csv", 5 primeras columnas: Tipo de línea, búsqueda de facturación, número de factura original, número de factura, código de estación.
UPS
CSV, segunda columna es Número de cuenta UPS, quinta columna es Fecha de factura, sexta es Número de factura, decimoctava es Número de seguimiento.
GLS Italy
Archivo producido por “Scarico per Cliente Esterno” tracciato 3.4.9 “Tracciato record dettaglio fattura”, con la configuración del programa "zftpsgmg"
En la factura de GLS Italia, utilizamos el Peso Máximo y el Peso Volumétrico para calcular las tres dimensiones: longitud escaneada, altura escaneada y anchura escaneada. Recalculamos el valor volumétrico a partir del peso, distribuyendo equitativamente un tercio de este valor a cada una de las medidas.
b. Ver costos totales y desglose
Una vez procesada la factura, verás un útil resumen del monto total de la Factura, lo que debías pagar "por contrato" y el Análisis de la Factura, que es la discrepancia entre los dos primeros valores.
En la parte inferior del resumen verás un desglose de la Factura, donde podrás encontrar el costo del flete facturado, la discrepancia entre lo que facturó el Transportista y lo que se suponía que debías pagar "por contrato", Impuestos, Recargo por Combustible, Pago en Efectivo Envíos de entrega y la suma de los Costes Extras. Son costos relacionados con: espera, áreas remotas, excedentes de dimensiones, seguros, devoluciones y servicios adicionales.
Recordar:
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un valor rojo 🔴 significa que tienes que pagar más de lo esperado;
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un valor verde 🟢 significa que tienes que pagar menos de lo esperado.
Justo debajo del resumen, encontrará una tabla detallada para cada envío cargado de su factura de Transportista.
Para todos los envíos incluidos en el análisis, podrás consultar la discrepancia entre lo que facturó el Transportista y lo que debías pagar por contrato, la discrepancia en el costo del Flete, todos los Costos Extras, Peso y Dimensiones de tus pedidos, Fecha de Envío y Entrega. y por último Días en Tránsito.
Si identificó costos cuestionables o incorrectos en su factura, puede agregar notas directamente en la tabla y luego exportar un nuevo Excel con el análisis completo.
Si seleccionó envíos o agregó notas, tendrá 3 opciones de exportación diferentes:
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Exporta el análisis completo con todos los envíos incluidos
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Exporta solo los envíos seleccionados, los que puedes seleccionar con los checkbox
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Exportar solo envíos con notas
Al igual que para la carga, también para la exportación puedes elegir el correo electrónico al que enviar el análisis de la factura.
A continuación, puede enviar el Excel a su transportista y solicitar un reembolso 💰
¿Realizas envíos a través de API?
¡No hay problema! 🙌 Con las APIs de ShippyPro podrás realizar Análisis de Facturas para identificar rápidamente recargos y tarifas erróneas.
Lo que debe hacer es pasar los costos de envío, los precios detallados y las dimensiones del paquete al realizar la solicitud de API de envío. Puede encontrar más información en nuestra documentación API.
De este modo, podrás realizar un seguimiento de las Tarifas de tu Transportista más fácil que nunca.
¡Consulta nuestra página de precios y empieza ya!