Come automatizzare il tuo processo di fulfillment, ridurre il lavoro manuale e scalare la logistica con facilità.
I Workflow di Automazione di ShippyPro ti permettono di creare azioni intelligenti e basate su regole che si attivano automaticamente. Che tu spedisca centinaia o migliaia di ordini al giorno, l’automazione ti aiuta a eliminare le attività ripetitive, ridurre gli errori e migliorare la velocità delle tue operazioni.
In questo articolo troverai dei template di automazione pronti all’uso per i casi d’uso di fulfillment e spedizione più comuni. Ogni template include:
-
L’azione utilizzata
-
Una spiegazione pratica passo dopo passo
-
Consigli su come personalizzarla per il tuo business
Usa questi template come punto di partenza per costruire un sistema logistico capace di crescere con il tuo business.
Indice:
- Assegnare automaticamente il pacco corretto in base al prodotto
- Creare spedizioni multi-collo in base al numero di articoli
- Pre-assegnare automaticamente un corriere agli ordini in “Da spedire”
- Automatizzare l’Intero Flusso di Spedizione
- Aggiungere Istruzioni all’Ordine in Base al Prodotto
- Aggiungere Istruzioni per Ordini in Contrassegno
- Aggiungere numero di telefono se mancante
- Aggiungere Email se mancante
- Prevenire errori dovuti a formati di indirizzo non validi
- Prevenire Errori per Campo Provincia Non Valido
- Prevenire Errori per Descrizione Ordine Non Valida
- Prevenire Errori per Nome Azienda Non Valido
- Prevenire Errori per Campo Città Non Valido
- Assegnare Incoterm in Base al Paese di Destinazione
📦 Come assegnare automaticamente il pacco corretto in base al prodotto
Trigger: Ordine importato
Condizione: Nome prodotto ; SKU prodotto ; EAN prodotto ...
Azione: Aggiungi pacchi
Automatizzare la selezione del pacco in base al prodotto presente nell’ordine può ridurre significativamente il lavoro manuale e gli errori di imballaggio. Per configurarlo, crea un nuovo workflow con il trigger “Ordine importato”.
Aggiungi una condizione basata su Nome prodotto o SKU prodotto o EAN prodotto — ad esempio, seleziona gli ordini che contengono prodotti come “Sneakers” o “Scarpe”. Puoi affinare ulteriormente la regola usando operatori come contiene, non contiene, inizia con o è diverso da, in base alla struttura del tuo catalogo.
Una volta impostata la condizione, aggiungi l’azione “Aggiungi pacchi” e seleziona il tipo di pacco specifico salvato nella sezione "I miei pacchi". In questo modo, ogni volta che viene importato un ordine con il prodotto selezionato, il pacco corretto verrà assegnato automaticamente — senza selezione manuale.
Dai un nome al tuo workflow e salvalo. È un modo semplice ma efficace per standardizzare l’imballaggio e rendere il fulfillment più fluido.
📦 Come creare spedizioni multi-collo in base al numero di articoli
Trigger: Ordine importato
Condizione: Quantità degli articoli
Azione utilizzata: Aggiungi pacchi
Se spedisci frequentemente ordini con più articoli che devono essere suddivisi in colli separati, questa automazione ti farà risparmiare tempo ed eviterà errori di imballaggio.
Per configurarla, crea un nuovo workflow con il trigger “Ordine importato”.
Poi aggiungi la condizione Quantità degli articoli — puoi definirla come un numero fisso (es. è uguale a 2), un intervallo (es. è compreso tra 2 e 4) o un valore relativo (es. è maggiore di 3), a seconda della tua logica di imballaggio.
Successivamente, seleziona l’azione “Aggiungi pacchi”. Qui puoi assegnare più pacchi dello stesso tipo o tipi diversi, in base alle tue esigenze di fulfillment. Puoi scegliere tra i pacchi salvati nella sezione I miei pacchi o crearne di nuovi.
Una volta salvato, il workflow assegnerà automaticamente più colli agli ordini che rispettano la condizione: quando genererai l’etichetta, ShippyPro creerà una spedizione multi-collo in automatico — senza bisogno di intervento manuale.
🚚 Come pre-assegnare automaticamente un corriere agli ordini in “Da spedire”
Trigger: Ordine importato
Condizione: Qualsiasi (es. Paese di destinazione, Store, Metodo di pagamento, ecc.)
Azione utilizzata: Preassegna corriere
Preassegnare un corriere non appena un ordine viene importato ti consente di velocizzare la generazione dell’etichetta, ridurre gli errori e mantenere il pieno controllo sulla tua strategia di spedizione.
Per configurare questo workflow, inizia con il trigger “Ordine importato”.
Definisci poi le condizioni in base alla tua logica di spedizione. Ad esempio, se vuoi applicare la regola solo agli ordini Shopify diretti in Italia, imposta condizioni come Paese = Italia e Store = Shopify. Puoi anche combinare più filtri per creare regole di instradamento avanzate.
Successivamente, utilizza l’azione “Preassegna corriere” e seleziona il corriere che desideri assegnare automaticamente a questi ordini.
Una volta attiva, l’automazione preassegnerà automaticamente il corriere selezionato a tutti i nuovi ordini che soddisfano i criteri. I vantaggi sono numerosi:
-
Gli ordini vengono pre-validati in base ai requisiti del corriere, permettendoti di rilevare eventuali problemi prima della generazione dell’etichetta.
-
L’etichetta di spedizione verrà generata esclusivamente con il corriere preassegnato, garantendoti il pieno controllo.
-
Gli ordini possono essere facilmente filtrati e raggruppati per corriere nella tabella Da spedire, facilitando le azioni massive.
È un’automazione chiave per aziende che gestiscono più corrieri o che devono applicare regole di spedizione rigide.
⚙️ Come Automatizzare l’Intero Flusso di Spedizione
Trigger: Ordine importato
Condizione: Qualsiasi (es. Store è Shopify + Paese di destinazione è Italia)
Azioni utilizzate: Formatta indirizzo, Aggiungi collo, Genera etichetta
Questo è un ottimo esempio di come automatizzare completamente il tuo processo di spedizione utilizzando più azioni all’interno dello stesso workflow. Invece di svolgere manualmente ogni attività — correggere l’indirizzo, selezionare l’imballaggio corretto e generare l’etichetta — questa configurazione ti permette di gestire tutto in un’unica soluzione.
Crea un nuovo workflow con il trigger “Ordine importato”.
Successivamente, aggiungi una condizione per indirizzare il giusto gruppo di ordini, ad esempio Store è Shopify e Paese di destinazione è Italia, a seconda della tua logica di spedizione.
Poi aggiungi le seguenti azioni in sequenza:
- Formatta indirizzo – Questa azione correggerà automaticamente problemi comuni come indirizzi troppo lunghi, caratteri non validi o numeri civici inseriti nel campo sbagliato.
- Aggiungi pacco – Seleziona il tipo di collo che usi normalmente per questi ordini. In questo modo l’imballaggio corretto viene scelto senza intervento manuale.
- Genera etichetta – Seleziona il tuo corriere preferito per generare immediatamente l’etichetta di spedizione non appena l’ordine viene importato e processato.
Una volta salvato, questo workflow processerà automaticamente ogni ordine che corrisponde alle tue condizioni — dalla correzione dell’indirizzo alla creazione dell’etichetta. Significa che la spedizione sarà pronta in pochi secondi dopo l’importazione e dovrai solo stampare l’etichetta.
È il modo migliore per snellire le operazioni e scalare la logistica in modo efficiente.
🏷️ Aggiungere Istruzioni all’Ordine in Base al Prodotto
Trigger: Ordine importato
Condizione: Nome prodotto, SKU o EAN
Azioni utilizzate: Aggiungi nota, Aggiungi tag
Questo template è estremamente utile per aggiungere automaticamente istruzioni operative agli ordini in base ai prodotti che contengono. Che tu voglia segnalare ordini con articoli esauriti, prodotti fragili o materiali pericolosi, questo workflow garantisce che i tag o le note giuste vengano aggiunti automaticamente.
Crea un nuovo workflow con il trigger “Ordine importato”. Poi imposta una condizione come SKU prodotto o Nome prodotto — ad esempio, se un determinato SKU rappresenta un articolo fragile o soggetto a restrizioni.
Successivamente, scegli l’azione “Aggiungi nota” o “Aggiungi tag”. Ad esempio, puoi scrivere una nota come “Esaurito – mettere in sospeso”, o aggiungere un tag come “Fragile”.
Una volta salvato, questo workflow assicura che ogni ordine contenente il prodotto selezionato venga automaticamente annotato. Il tuo team vedrà immediatamente le istruzioni in fase di preparazione — senza controlli manuali.
Questo riduce gli errori, fa risparmiare tempo e standardizza la gestione degli articoli speciali durante il processo di fulfillment.
💵 Aggiungere Istruzioni per Ordini in Contrassegno
Trigger: Ordine importato
Condizione: Metodo di pagamento
Azioni utilizzate: Aggiungi nota, Aggiungi tag
Le spedizioni in Contrassegno richiedono spesso attenzioni speciali — come chiamare il cliente prima della spedizione o confermare i dettagli del pagamento. Con questa automazione puoi aggiungere note o tag agli ordini COD immediatamente, così il tuo team sa esattamente cosa fare.
Crea un nuovo workflow con il trigger “Ordine importato”. Poi imposta la condizione Metodo di pagamento = Contrassegno (assicurati che corrisponda esattamente alla dicitura importata dal tuo canale di vendita).
Per l’azione, seleziona “Aggiungi nota” e scrivi un messaggio come: “Chiamare il cliente per conferma”. Puoi anche aggiungere un tag se il tuo team utilizza tag per filtrare o prioritizzare le spedizioni.
Una volta salvato, questo workflow assicura che ogni ordine COD sia automaticamente contrassegnato con le istruzioni appropriate — aiutandoti a ridurre i problemi di consegna, garantire il coordinamento e mantenere un’esperienza cliente fluida.
☎️ Aggiungere numero di telefono se mancante
Trigger: Ordine importato
Condizione: Numero di telefono destinatario vuoto
Azione utilizzata: Aggiungi numero di telefono destinatario
La mancanza del numero di telefono è un problema frequente al checkout, ma molti corrieri lo richiedono obbligatoriamente. Questo workflow aggiunge automaticamente un numero predefinito agli ordini dove il destinatario non l’ha inserito.
Crea un nuovo workflow con il trigger “Ordine importato”. Poi imposta la condizione Numero di telefono destinatario è vuoto.
Per l’azione, scegli “Aggiungi numero di telefono destinatario” e inserisci un numero predefinito — ad esempio il numero del tuo Servizio Clienti. Puoi anche usare un numero generico, purché sia in un formato valido con prefisso.
Una volta salvato, ShippyPro compilerà automaticamente il numero mancante durante l’importazione, aiutandoti a:
- Prevenire errori nella generazione dell’etichetta
- Evitare blocchi delle spedizioni per dati incompleti
- Consentire ai corrieri di contattare qualcuno se necessario
È una soluzione semplice che evita un problema sorprendentemente frequente e costoso.
📧 Aggiungere Email se mancante
Trigger: Ordine importato
Condizione: Email destinatario vuota
Azione utilizzata: Aggiungi email destinatario
Come per i numeri di telefono, anche gli indirizzi email sono fondamentali per notifiche di consegna e comunicazioni con il corriere. Se mancano, possono causare ritardi o problemi di servizio clienti.
Crea un workflow con il trigger “Ordine importato” e imposta la condizione Email destinatario è vuota.
Poi, seleziona “Aggiungi email destinatario” e inserisci un indirizzo predefinito — ad esempio support@tuaazienda.com o una casella dedicata al tracking.
Una volta attivo, ShippyPro aggiungerà automaticamente l’email predefinita quando manca, aiutandoti a:
- Garantire la comunicazione corretta con i corrieri
- Evitare ritardi di spedizione dovuti a dati mancanti
- Mantenere i processi fluidi e senza errori
❗️Come prevenire errori dovuti a formati di indirizzo non validi
Trigger: Ordine importato
Condizione: opzionale
Azione utilizzata: Formata indirizzo (1 e 2)
Se ricevi spesso errori come “La via del destinatario non può superare i 35 caratteri”, questa è l’automazione giusta per te.
Indirizzi di spedizione non validi o mal formattati sono tra le principali cause di errori da parte del corriere o consegne non riuscite — soprattutto quando i nomi delle vie superano i limiti di caratteri o contengono dati inseriti nel campo sbagliato. Con questo workflow puoi rilevare e correggere automaticamente questi problemi prima che si trasformino in errori.
Inizia creando un nuovo workflow con il trigger “L’ordine viene importato”.
Puoi lasciare il workflow senza condizione per applicarlo a tutti gli ordini, oppure aggiungere una condizione come Paese del destinatario, ad esempio per applicarlo solo alle spedizioni dirette in Italia.
Come azione, seleziona “Formatta indirizzo (1 e 2)”. Questa azione utilizza l’intelligenza artificiale per ripulire e standardizzare in tempo reale il campo relativo alla via. Può abbreviare nomi di vie troppo lunghi, correggere errori di formattazione e spostare dati inseriti nel campo sbagliato — ad esempio un numero civico scritto in “Indirizzo 2” invece che in “Indirizzo 1”.
Grazie all’automazione del formato indirizzo, potrai prevenire gli errori più comuni in fase di inserimento e ridurre significativamente il rischio di consegne fallite, ritardi o resi — risparmiando tempo, costi e frustrazioni per i clienti.
🗺️ Prevenire Errori per Campo Provincia Non Valido
Trigger: Ordine importato
Condizione: Paese è Italia
Azione utilizzata: Formatta stato
Alcuni corrieri italiani richiedono codici provincia in un formato specifico (es. “RM” per Roma). Se viene usato il nome completo, la spedizione può essere rifiutata.
Crea un workflow con il trigger “Ordine importato” e aggiungi la condizione Paese = Italia.
Scegli l’azione “Formatta stato”. ShippyPro convertirà automaticamente i nomi estesi in codici a due lettere.
Questa automazione è particolarmente utile per garantire consegne fluide in Italia — uno dei paesi più rigidi in termini di formattazione indirizzi.
🧾 Prevenire Errori per Descrizione Ordine Non Valida
Trigger: Ordine importato
Condizione: Opzionale (es. Store, Paese)
Azione utilizzata: Formatta descrizione ordine
Alcuni corrieri limitano il numero di caratteri o simboli speciali nella descrizione dell’ordine. Se è troppo lunga o contiene caratteri non supportati, la spedizione può essere rifiutata.
Crea un workflow con il trigger “Ordine importato”. Puoi farlo girare su tutti gli ordini o restringerlo usando delle condizioni.
Scegli l’azione “Formatta descrizione ordine”. Questa pulirà la descrizione, accorciandola ai limiti consentiti e rimuovendo caratteri invalidi.
Così eviti spedizioni fallite e risparmi tempo che altrimenti spenderesti a correggere errori manualmente.
🏢 Prevenire Errori per Nome Azienda Non Valido
Trigger: Ordine importato
Condizione: Opzionale
Azione utilizzata: Formatta nome azienda
Alcuni corrieri hanno limiti rigidi sulla lunghezza o formato del campo nome azienda del destinatario. Se il nome è troppo lungo, l’etichetta può essere rifiutata.
Crea un workflow con il trigger “Ordine importato”, e opzionalmente aggiungi una condizione basata su store, paese o tipo di cliente.
Poi scegli l’azione “Formatta nome azienda”. ShippyPro accorcerà e pulirà automaticamente il nome in modo che rispetti le regole del corriere.
Un piccolo passo con un grande impatto — per mantenere le spedizioni senza errori e sempre in movimento.
🏙️ Prevenire Errori per Campo Città Non Valido
Trigger: Ordine importato
Condizione: Opzionale
Azione utilizzata: Formatta città destinatario
I nomi delle città spesso contengono accenti o caratteri speciali (come “São Paulo”, “Città d’Isernia” o “Quebéc”) che alcuni corrieri non accettano. Questi problemi possono causare errori nell’etichetta o ritardi di consegna.
Per risolvere, crea un workflow con il trigger “Ordine importato”.
Seleziona l’azione “Formatta città”. Questa pulirà automaticamente il campo città rimuovendo caratteri speciali, accenti o simboli non supportati.
Questa automazione garantisce che i nomi delle città siano sempre accettati dai corrieri, aiutandoti a evitare errori frustranti e a snellire la tua spedizione.
🌍 Assegnare Incoterm in Base al Paese di Destinazione
Trigger: Ordine importato
Condizione: Paese di destinazione Extra UE
Azione utilizzata: Assegna Incoterm
Le spedizioni internazionali fuori dall’UE richiedono spesso Incoterm specifici come DDP, DAP o EXW. Dimenticare di assegnare quello corretto può causare ritardi doganali o costi imprevisti.
Crea un workflow con il trigger “Ordine importato”. Imposta la condizione Paese di destinazione = Extra UE.
Per l’azione, seleziona “Assegna Incoterm” e scegli il tipo appropriato (es. DDP).
Da ora in poi, ogni ordine Extra UE sarà automaticamente assegnato all’Incoterm corretto, garantendo:
- Responsabilità chiara per i dazi doganali
- Attraversamenti doganali più fluidi
- Meno sorprese per i tuoi clienti