Cómo automatizar tu proceso de fulfillment, reducir el trabajo manual y escalar tu logística con facilidad.
Los Workflows de Automatización de ShippyPro te permiten crear acciones inteligentes basadas en reglas que se ejecutan automáticamente. Ya estés enviando cientos o miles de pedidos al día, la automatización te ayuda a eliminar tareas repetitivas, reducir errores y mejorar la velocidad de tus operaciones.
En este artículo encontrarás plantillas de automatización listas para usar para los casos de uso más comunes en fulfillment y envíos. Cada plantilla incluye:
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La acción utilizada
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Una explicación práctica paso a paso
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Consejos para personalizarla según tu negocio
Utiliza estas plantillas como punto de partida para construir un sistema logístico que crezca contigo.
Índice:
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Asignar automáticamente el paquete correcto según los productos
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Crear automáticamente envíos con múltiples paquetes según el número de artículos
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Preasignar automáticamente un transportista a pedidos en “Para Enviar”
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Agregar instrucciones para pedidos con pago contra reembolso (Cash On Delivery)
📦 Asignar el paquete correcto según el producto
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Trigger: El pedido importado
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Condición: Nombre del producto ; SKU del producto ; EAN del producto ...
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Acción: Añadir paquetes
Automatizar la selección del paquete en función del producto en el pedido puede reducir significativamente el trabajo manual y los errores de embalaje. Para configurarlo, empieza creando un nuevo workflow con el trigger “Pedido importado”.
Añade una condición basada en el "Nombre del producto", el "SKU del producto" o el "EAN del producto" — por ejemplo, dirige los pedidos que contengan productos como “Zapatillas” o “Zapatos”. Puedes afinar esta condición utilizando operadores como contiene, no contiene, empieza con o no es, según cómo esté estructurado tu catálogo.
Una vez definida la condición, añade la acción “Añadir paquetes” y selecciona el tipo específico de paquete desde "Mis Paquetes". Así, cada vez que se importe un pedido con ese producto, se asignará automáticamente el paquete correcto — sin intervención manual.
Solo tienes que dar nombre al workflow y guardarlo. Es una forma sencilla pero poderosa de estandarizar el embalaje y optimizar tu fulfillment.
📦 Crear envíos con múltiples paquetes según el número de artículos
- Disparador: Pedido importado
- Condición: Cantidad de artículos
- Acción utilizada: Agregar paquetes
Si con frecuencia envías pedidos que contienen varios artículos y necesitan dividirse en paquetes separados, esta automatización te ahorrará tiempo y evitará errores de embalaje.
Para configurarla, crea un nuevo flujo de trabajo con el disparador “Pedido importado”.
Luego, añade la condición Cantidad de artículos — puedes definirla como un número fijo (por ejemplo, igual a 2), un rango (por ejemplo, entre 2 y 4), o un valor relativo (por ejemplo, mayor que 3), dependiendo de tu lógica de embalaje.
A continuación, selecciona la acción Agregar paquetes. Aquí puedes asignar múltiples paquetes del mismo tipo o de tipos diferentes según tus necesidades de preparación. Puedes elegir entre los paquetes guardados en la sección “Mis Paquetes” o crear nuevos.
Una vez guardado, el flujo de trabajo asignará automáticamente varios paquetes a los pedidos que cumplan con la condición. Al generar la etiqueta, ShippyPro creará automáticamente un envío con múltiples bultos — sin intervención manual.
🚚 Cómo preasignar automáticamente un transportista a los pedidos en “Para Enviar”
- Disparador: Pedido importado
- Condición: Cualquiera (por ejemplo, país de destino, tienda, método de pago, etc.)
- Acción utilizada: Preasignar transportista
Preasignar un transportista tan pronto como se importe un pedido te permite acelerar la generación de etiquetas, reducir errores y mantener el control total sobre tu estrategia de envíos.
Para configurar este flujo, empieza con el disparador “Pedido importado”.
Define las condiciones según tu lógica de envío. Por ejemplo, si quieres aplicar la regla solo a pedidos de Shopify con destino a Italia, establece las condiciones País = Italia y Tienda = Shopify. También puedes combinar varios filtros para crear reglas de enrutamiento avanzadas.
Luego, usa la acción Preasignar transportista y selecciona el transportista que deseas asignar automáticamente a estos pedidos.
Una vez activado, la automatización preasignará el transportista seleccionado a todos los pedidos nuevos que cumplan los criterios. Los beneficios son muchos:
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Los pedidos se prevalidan según los requisitos del transportista, lo que permite detectar problemas antes de generar la etiqueta.
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La etiqueta de envío se genera exclusivamente con el transportista preasignado, garantizando control total.
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Los pedidos pueden filtrarse y agruparse fácilmente por transportista en la tabla “Para Enviar”, lo que facilita las acciones masivas.
Esta es una automatización clave para empresas que gestionan múltiples transportistas o necesitan aplicar reglas de envío estrictas.
⚙️ Cómo automatizar todo el flujo de envío
- Disparador: Pedido importado
- Condición: Cualquiera (por ejemplo, Tienda = Shopify + País de destino = Italia)
- Acciones utilizadas: Formatear dirección, Agregar paquete, Generar etiqueta
Este es un excelente ejemplo de cómo automatizar completamente tu proceso de envío utilizando múltiples acciones dentro del mismo flujo. En lugar de realizar cada tarea manualmente — limpiar la dirección, seleccionar el paquete correcto y generar la etiqueta — esta configuración te permite gestionarlo todo de una sola vez.
Comienza creando un nuevo flujo de trabajo con el disparador Pedido importado.
Agrega una condición para dirigirte al grupo correcto de pedidos, como Tienda = Shopify y País de destino = Italia, según tu lógica de preparación.
Luego, añade las siguientes acciones en secuencia:
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Formatear dirección – Corrige automáticamente problemas comunes como nombres de calle demasiado largos, caracteres inválidos o números de casa mal ubicados.
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Agregar paquete – Elige el tipo de paquete que sueles usar para estos pedidos, garantizando la selección correcta sin intervención manual.
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Generar etiqueta – Selecciona tu transportista preferido para generar automáticamente la etiqueta tan pronto como el pedido sea importado y procesado.
Una vez guardado, este flujo procesará automáticamente cada pedido que coincida con tus condiciones — desde la dirección hasta la etiqueta. Eso significa que tu envío estará listo en segundos después de ser importado, y solo quedará imprimir la etiqueta.
La forma más eficaz de escalar tu logística.
🏷️ Agregar instrucciones al pedido según el producto
- Disparador: Pedido importado
- Condición: Nombre del producto, SKU o EAN
- Acciones utilizadas: Agregar nota, Agregar etiqueta
Esta plantilla es muy útil para agregar automáticamente instrucciones operativas a los pedidos en función de los productos que incluyen. Ya sea que desees marcar pedidos con artículos agotados, frágiles o materiales peligrosos, este flujo garantiza que se añadan las etiquetas o notas correctas.
Comienza creando un nuevo flujo con el disparador Pedido importado. Luego, establece una condición como SKU del producto o nombre del producto — por ejemplo, si un SKU específico representa un artículo frágil o restringido.
Después, elige la acción Agregar nota o Agregar etiqueta. Por ejemplo, podrías escribir una nota como “Agotado – poner en espera” o añadir una etiqueta como “Frágil”.
Una vez guardado, este flujo garantiza que cada pedido que contenga el producto seleccionado sea anotado automáticamente. Tu equipo verá inmediatamente las instrucciones al preparar el pedido — sin necesidad de comprobaciones manuales. Esto reduce errores, ahorra tiempo y ayuda a estandarizar el tratamiento de artículos especiales.
💵 Agregar instrucciones para pedidos con Pago Contra Reembolso
- Disparador: Pedido importado
- Condición: Método de pago
- Acciones utilizadas: Agregar nota, Agregar etiqueta
Los envíos con Pago Contra Reembolso (Cash On Delivery - COD) suelen requerir un tratamiento especial — como llamar al cliente antes de la expedición o confirmar instrucciones de pago. Con esta automatización, puedes añadir notas o etiquetas a estos pedidos al instante, para que tu equipo sepa exactamente qué pasos seguir.
Crea un nuevo flujo de trabajo con el disparador Pedido importado. Luego establece la condición Método de pago = Contra Reembolso (asegúrate de que coincide exactamente con el nombre importado desde tu canal de ventas).
Para la acción, selecciona Agregar nota y escribe un mensaje como: “Llamar al cliente para confirmar”. También puedes agregar una etiqueta si tu equipo utiliza etiquetas para filtrar y priorizar envíos.
Una vez guardado, este flujo se encargará de marcar automáticamente cada pedido COD con las instrucciones adecuadas — ayudándote a reducir problemas de entrega, asegurar una coordinación correcta y mantener una buena experiencia para el cliente.
☎️ Agregar número de teléfono si está vacío
- Disparador: Pedido importado
- Condición: Número de teléfono del destinatario está vacío
- Acción utilizada: Agregar número de teléfono del destinatario
Faltan números de teléfono con frecuencia durante el checkout, pero muchos transportistas requieren uno válido para aceptar o entregar un envío. Este flujo resuelve ese problema añadiendo un número predeterminado a los pedidos en los que no se haya proporcionado.
Comienza creando un nuevo flujo con el disparador Pedido importado. Luego establece la condición Número de teléfono del destinatario está vacío.
Para la acción, elige Agregar número de teléfono del destinatario e introduce un número predeterminado — como el de tu línea de Atención al Cliente. También puedes usar un número genérico, siempre que respete el formato válido con prefijo del país.
Una vez guardado, ShippyPro rellenará automáticamente el número faltante durante la importación, ayudándote a:
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Evitar errores al generar la etiqueta
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Prevenir bloqueos del envío por datos incompletos
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Garantizar que el transportista pueda contactar si es necesario
Una solución simple para un problema frecuente y costoso.
📧 Agregar correo electrónico si está vacío
- Disparador: Pedido importado
- Condición: Correo electrónico del destinatario está vacío
- Acción utilizada: Agregar correo electrónico del destinatario
Al igual que con los teléfonos, las direcciones de email son fundamentales para notificaciones de entrega y comunicación con el transportista. Si este campo está vacío, puede retrasar el envío o causar problemas de atención al cliente.
Para resolverlo, crea un flujo con el disparador Pedido importado y establece la condición Correo electrónico del destinatario está vacío.
Luego, selecciona Agregar correo electrónico del destinatario e introduce una dirección predeterminada — como support@tunegocio.com o una bandeja de seguimiento dedicada.
Una vez activo, ShippyPro añadirá automáticamente el email por defecto cuando falte. Esto te permite:
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Asegurar la comunicación adecuada con el transportista
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Evitar retrasos en el envío por datos incompletos
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Mantener tus procesos ágiles y sin errores
❗️Prevenir errores causados por formatos de dirección inválidos
- Disparador: Pedido importado
- Condición: Opcional
- Acción utilizada: Formatear dirección (1 y 2)
Si frecuentemente ves errores como “La calle del destinatario no puede exceder los 35 caracteres”, esta automatización es para ti.
Direcciones inválidas o mal formateadas son una de las principales causas de errores con transportistas o entregas fallidas — especialmente cuando los nombres de calle exceden el límite de caracteres o los datos están en el campo equivocado. Con este flujo, puedes detectar y corregir automáticamente estos problemas antes de que generen incidencias.
Crea un nuevo flujo con el disparador Pedido importado.
Puedes dejar el flujo sin condiciones para que se aplique a todos los pedidos, o añadir una condición como País del destinatario si quieres aplicarlo solo a ciertos destinos.
Como acción, selecciona Formatear dirección (1 y 2). Esta acción usa inteligencia artificial para limpiar y estandarizar el campo de dirección en tiempo real. Puede acortar nombres de calles demasiado largos, corregir problemas de formato y mover datos mal ubicados — por ejemplo, un número de casa escrito en “Dirección 2” en lugar de “Dirección 1”.
Gracias a esta automatización evitarás errores comunes de entrada, reduciendo significativamente el riesgo de entregas fallidas, retrasos o devoluciones — ahorrando tiempo, costes y frustraciones a tus clientes.
🏙️ Prevenir errores en el campo Estado inválido
- Disparador: Pedido importado
- Condición: Estado del destinatario no está vacío
- Acción utilizada: Formatear estado
Muchos transportistas exigen que los estados o provincias estén formateados con códigos de dos letras (como “MI” para Milán), y no con nombres completos. Si el formato es incorrecto, la generación de etiquetas puede fallar.
Crea un flujo de trabajo con el disparador Pedido importado y la condición Estado del destinatario no está vacío, para evitar ejecuciones innecesarias. También puedes añadir una condición para un país específico (por ejemplo: País = Italia) si el problema es más frecuente allí.
Elige la acción Formatear estado. ShippyPro convertirá automáticamente los nombres completos de los estados en sus equivalentes con código oficial ISO — por ejemplo, “Florencia” se convertirá en “FI”.
Este flujo garantiza que todos tus envíos utilicen formatos válidos de estado, evitando errores en etiquetas y problemas de entrega.
🧾 Prevenir errores por descripciones de pedido inválidas
- Disparador: Pedido importado
- Condición: Opcional (por ejemplo: tienda, país)
- Acción utilizada: Formatear descripción del pedido
Algunos transportistas limitan la cantidad de caracteres o símbolos especiales que pueden aparecer en las descripciones de los pedidos. Si la descripción es demasiado larga o contiene caracteres no permitidos, el envío podría ser rechazado.
Crea un flujo con el disparador Pedido importado. Puedes aplicarlo a todos los pedidos o filtrarlo con condiciones.
Selecciona la acción Formatear descripción del pedido. Esto limpiará la descripción, la acortará para que cumpla con los límites del transportista y eliminará caracteres inválidos.
Esta automatización te ayudará a evitar rechazos de envío y te ahorrará tiempo que de otro modo gastarías corrigiendo errores manualmente.
🏢 Prevenir errores por nombre de empresa inválido
- Disparador: Pedido importado
- Condición: Opcional
- Acción utilizada: Formatear nombre de empresa
Algunos transportistas tienen límites estrictos sobre la longitud o el formato del nombre de empresa en el campo del destinatario. Si el nombre es demasiado largo, la etiqueta puede ser rechazada.
Crea un flujo de trabajo con el disparador Pedido importado y, si lo deseas, añade una condición según tienda, país o tipo de cliente.
Luego elige la acción Formatear nombre de empresa. ShippyPro acortará y limpiará automáticamente el nombre de empresa para que cumpla con las reglas del transportista.
Un pequeño ajuste con gran impacto: mantén tus envíos en marcha sin errores innecesarios.
🏙️ Prevenir errores por campo de ciudad inválido
- Disparador: Pedido importado
- Condición: Opcional
- Acción utilizada: Formatear ciudad del destinatario
Los nombres de ciudad a menudo contienen acentos o caracteres especiales (como “São Paulo”, “Città d’Isernia” o “Québec”) que algunos transportistas no pueden procesar. Estos problemas pueden causar errores en las etiquetas o retrasos en la entrega.
Para resolverlo, crea un flujo con el disparador Pedido importado.
Selecciona la acción Formatear ciudad del destinatario. Esto limpiará automáticamente el campo de ciudad, eliminando caracteres especiales, acentos o símbolos no admitidos.
Esta automatización asegura que los nombres de ciudad sean siempre aceptados por los transportistas, ayudándote a evitar errores frustrantes y agilizar tus envíos.
🌍 Asignar Incoterm según el país de destino
- Disparador: Pedido importado
- Condición: País de destino fuera de la UE
- Acción utilizada: Asignar Incoterm
[Tutorial en vídeo disponible]
Los envíos internacionales fuera de la UE suelen requerir Incoterms específicos como DDP, DAP o EXW. Olvidar asignar el Incoterm adecuado puede generar retrasos en aduanas o costes inesperados.
Crea un nuevo flujo con el disparador Pedido importado. Establece la condición País de destino fuera de la UE.
Para la acción, selecciona Asignar Incoterm y elige el tipo apropiado (por ejemplo: DDP).
A partir de ese momento, cada pedido con destino fuera de la UE recibirá automáticamente el Incoterm correcto, garantizando:
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Claridad sobre las responsabilidades de aduanas
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Cruces de frontera más ágiles
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Menos sorpresas para tus clientes