Glossaire Automatisations – Déclencheurs, Conditions, Actions et Journaux

Les automatisations de ShippyPro vous aident à gagner du temps et à réduire les tâches manuelles, en exécutant automatiquement des actions basées sur des événements spécifiques (déclencheurs) et des critères personnalisés (conditions).
Chaque automatisation — également appelée workflow — suit cette structure :

Déclencheur → (optionnel) Conditions → Action(s)

Ce glossaire énumère tous les déclencheurs, conditions, actions et états de journaux disponibles, avec une brève explication et des exemples pratiques pour vous aider à créer vos propres automatisations personnalisées.

Index :

• Déclencheurs

• Conditions

• Actions

• États des journaux

Déclencheurs

Qu’est-ce que c’est : l’événement qui déclenche l’automatisation – le « quand » du workflow. Chaque automatisation doit inclure au minimum un déclencheur.

• Commande importée

  • L’automatisation démarre lorsqu’une nouvelle commande est importée depuis un marketplace, via API ou téléchargement CSV.

  • Exemple d’usage : Pour un workflow qui doit être exécuté avant l’expédition, comme formater les adresses pour éviter des erreurs, ajouter des colis ou générer automatiquement des étiquettes.

• Commande en erreur (Beta)

  • L’automatisation démarre lorsqu’une création d’étiquette échoue à cause d’erreurs du transporteur (ex. Erreur système, Erreur de format, Adresse non valide, Erreur du transporteur).

  • Exemple d’usage : Retenter automatiquement la création de l’étiquette en cas d’erreur temporaire du système du transporteur.

• État de suivi mis à jour (Beta)

  • L’automatisation démarre lorsque l’état de suivi de l’expédition est mis à jour par le transporteur. Vous pouvez spécifier des états précis dans les conditions (ex. En transit, Livré, Exception).

  • Exemple : Envoyer une alerte interne lorsqu’une expédition passe à l’état Exception.

• Étiquette d’expédition créée (Beta)

  • L’automatisation démarre lorsqu’une étiquette est générée avec succès. Il est possible de la limiter à un transporteur spécifique via les conditions.

  • Exemple : Ajouter une note automatique pour les expéditions créées avec DHL Express.

Conditions

Qu’est-ce que c’est : règles qui déterminent si les actions doivent être exécutées. Les conditions sont optionnelles – vous pouvez créer des workflows même sans conditions.

• Type d’adresse

  • Spécifie si l’adresse du destinataire est résidentielle ou commerciale.

  • Exemple : Utiliser un transporteur spécifique pour les adresses commerciales.

• Montant de l’expédition

  • Total des frais de livraison payés par le client.

  • Exemple : Exécuter une action seulement pour les expéditions dont le coût est supérieur à 10 €.

• Transporteur

  • Le transporteur assigné à l’expédition.

  • Exemple : Envoyer des notifications uniquement pour les commandes expédiées avec UPS.

• Option de livraison

  • Le service choisi par le client (ex. Express, Next day, Point de retrait).

  • Exemple : Prédéfinir le transporteur correct en fonction du service choisi.

• Message d’erreur

  • Le message d’erreur retourné par le transporteur en cas d’échec lors de la création de l’étiquette.

  • Exemple : Retenter uniquement les commandes avec l’erreur « Can’t find http ».

• Type d’erreur

  • Le type d’erreur du transporteur (Erreur système, Erreur de format, Adresse non valide, Erreur du transporteur).

  • Exemple : Retenter la création de l’étiquette uniquement pour les erreurs système.

• Quantité d’articles

  • Nombre total d’articles dans la commande.

  • Exemple : Signaler manuellement les commandes avec plus de 10 articles ou utiliser des colis plus grands pour les commandes avec plus de 2 articles.

• Valeur de commande

  • Valeur totale de la commande (quelle que soit la devise).

  • Exemple : Ajouter une note automatique pour les commandes supérieures à 200 €.

• Produit (EAN / SKU / Nom / Poids)

  • Détails spécifiques des produits contenus dans la commande.

  • Exemple : Appliquer un colis spécial pour les articles avec SKU « FRAGILE-001 ».

• Ville / État / Code postal / Pays du destinataire

  • Données de l’adresse de livraison.

  • Exemple : Acheminer les commandes françaises vers l’entrepôt FR.

• Email / Téléphone du destinataire

  • Données de contact du client.

  • Exemple : Insérer un numéro de téléphone pré-déterminé si manquant.

• Pays de l’expéditeur

  • Pays d’origine de l’expédition.

  • Exemple : Appliquer l’Incoterm DAP pour les expéditions internationales.

• Boutique (Store)

  • Canal d’origine de la commande (Shopify, Amazon, API, Excel, etc.).

  • Exemple : Utiliser des transporteurs ou services différents selon le marketplace.

• Tag

  • Tags spécifiques de Shopify associés à la commande.

  • Exemple : Sélectionner automatiquement DHL pour les commandes avec le tag « Express ».

• Mise à jour du suivi (Tracking)

  • État d’avancement de l’expédition.

  • Exemple : Envoyer une notification lorsque l’expédition est marquée Livrée.

• Méthode de paiement

  • Méthode utilisée par le client pour payer la commande.

  • Exemple : Ajouter automatiquement le tag « Contre-remboursement » pour les commandes en paiement à la livraison.

Actions

Qu’est-ce que c’est : opérations que le workflow exécute lorsque le déclencheur et les conditions (si présentes) sont satisfaits. Chaque automatisation doit contenir au minimum une action.

• Ajouter une note

  • Ajoute une note à la commande, utile pour des instructions internes ou des rappels.

  • Exemple : Ajouter « Vérifier l’emballage avant l’expédition » pour les commandes avec articles fragiles.

• Ajouter des colis

  • Insère automatiquement les informations et les dimensions du colis dans la commande.

  • Exemple : Définir un colis standard de 1 kg, 20×20×20 cm pour les commandes avec un seul article.

• Ajouter l’email destinataire

  • Remplit automatiquement le champ e-mail du destinataire avec une valeur prédéfinie s’il manque.

  • Exemple : Insérer l’e-mail info@votreboutique.com quand le client ne le fournit pas.

• Ajouter le téléphone destinataire

  • Remplit automatiquement le numéro de téléphone du destinataire avec une valeur prédéfinie s’il manque.

  • Exemple : Ajouter un numéro de téléphone standard pour les marketplaces qui ne le transmettent pas.

• Ajouter un tag

  • Ajoute un tag à la commande, utile pour catégoriser ou mettre en évidence des cas spécifiques.

  • Exemple : Ajouter le tag « Contrôle paiement » pour les commandes en contre-remboursement.

• Assigner un Incoterm

  • Définit un Incoterm (DDP, DAP, EXW) pour la commande, facilitant la gestion des expéditions internationales.

  • Exemple : Définir automatiquement DDP pour les expéditions vers le Royaume-Uni.

• Créer une étiquette d’expédition

  • Génère automatiquement une étiquette d’expédition avec le transporteur sélectionné.

  • Exemple : Créer automatiquement des étiquettes avec BRT pour toutes les nouvelles commandes importées via Shopify.

• Formater la description de la commande

  • Nettoie et raccourcit la description de la commande pour respecter les limites de caractères imposées par les transporteurs, en supprimant les caractères spéciaux non valides.

  • Exemple : Raccourcir des descriptions trop longues ou supprimer des émojis avant la création de l’étiquette.

• Formater l’adresse du destinataire (Rue 1 et 2)

  • Nettoie et raccourcit les champs d’adresse pour respecter les limites de caractères et déplace le numéro civique s’il manque. Aide à éviter des erreurs comme « Recipient Street cannot exceed 35 characters ».

  • Exemples :

    • Adresse 1 : « via dei colli della farnesina 201 » → Adresse 1 : « via colli della farnesina 201 »

    • Adresse 1 : « via dei colli della farnesina 201, interno 3 » → Adresse 1 : « via colli della farnesina 201» Adresse 2 : « interno 3»

    • Adresse 1 : « via dei colli della farnesina » Adresse 2 : « 201 » → Adresse 1 : « via colli della farnesina 201 »

• Formater la ville du destinataire

  • Standardise les noms de villes en supprimant accents et caractères spéciaux (ex. Düsseldorf → Dusseldorf, Québec → Quebec).

  • Exemple : Formater automatiquement les noms de ville avant la création de l’étiquette pour les expéditions internationales.

• Formater le nom de l’entreprise du destinataire

  • Nettoie et raccourcit le nom de l’entreprise pour respecter les limites des transporteurs, en supprimant des caractères non valides.

  • Exemple : Convertir « ACME International Logistics Ltd. » en « ACME Intl Logistics ».

• Formater le numéro de téléphone du destinataire

  • Convertit les numéros de téléphone dans le format correct selon le pays.

  • Exemple : Corriger automatiquement les numéros USA dans le format international standard.

• Formater l’état du destinataire

  • Convertit le nom complet de l’état en son code ISO correspondant (ex. Roma → RM, Milano → MI, Madrid → M).

  • Exemple : Convertir automatiquement « Roma » en « RM » pour les adresses italiennes.

• Prédéfinir un transporteur

  • Prédétermine un transporteur à la commande pour accélérer l’exécution. Le transporteur prédéfini est visible dans la section « À expédier » et peut être filtré.

  • Exemple : Pré-assigner automatiquement GLS pour les expéditions nationales italiennes.

• Réessayer la commande

  • Re-traite une commande qui a rencontré des erreurs ou des problèmes temporaires. Il est possible de définir jusqu’à 5 tentatives de réessai.

  • Exemple : Retenter automatiquement la création de l’étiquette jusqu’à 3 fois en cas d’erreur système.

États des Journaux

Qu’est-ce que c’est : indicateurs qui montrent le résultat de l’exécution de chaque workflow.

• Succès – Toutes les actions ont été exécutées correctement.

• Échec – Toutes les actions ont échoué, probablement à cause d’une erreur de configuration du workflow.

• Quelques erreurs – Le workflow a été exécuté, mais une ou plusieurs actions n’ont pas abouti. Vérifiez les détails dans le journal.

• En cours – Le workflow a été activé et est en cours d’exécution.

• Aucune action exécutée – Le déclencheur s’est produit, mais aucune condition n’a été satisfaite, donc aucune action n’a été exécutée.

• Limite du plan atteinte – Vous avez atteint la limite gratuite d’exécutions. Activez un plan pour obtenir des automatisations illimitées.