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Automatisation - Cas d’usage et modèles

Comment automatiser votre processus de fulfillment, réduire les tâches manuelles et faire évoluer votre logistique en toute simplicité.

Les Workflows d’Automatisation de ShippyPro vous permettent de créer des actions intelligentes basées sur des règles qui s’exécutent automatiquement. Que vous expédiiez des centaines ou des milliers de commandes par jour, l’automatisation vous aide à éliminer les tâches répétitives, réduire les erreurs humaines et améliorer la rapidité et la cohérence de vos opérations.

Dans cet article, vous trouverez des modèles d’automatisation prêts à l’emploi pour les cas d’usage les plus courants en matière de fulfillment et d’expédition. Chaque modèle comprend :

  • L’action utilisée

  • Une explication pratique étape par étape

  • Des conseils pour le personnaliser selon votre activité

Utilisez ces modèles comme point de départ pour construire un système logistique évolutif.

Index :

  1. Attribuer Automatiquement le Colis Approprié en Fonction des Produits
  2. Créer Automatiquement des Expéditions Multi-Colis en Fonction du Nombre d'Articles
  3. Préattribuer Automatiquement un Transporteur aux Commandes "À Expédier"
  4. Automatiser l'Ensemble du Processus d'Expédition
  5. Ajouter des Instructions à la Commande en Fonction du Produit
  6. Ajouter des Instructions pour les Commandes avec Paiement à la Livraison
  7. Ajouter le Numéro de Téléphone s'il est Manquant
  8. Ajouter l'Adresse E-mail si elle est Manquante
  9. Prévenir les Erreurs Causées par des Formats d'Adresse Invalides
  10. Prévenir les Erreurs pour un Champ Région/État Invalide
  11. Prévenir les Erreurs pour une Description de Commande Invalide
  12. Prévenir les Erreurs pour un Nom d'Entreprise Invalide
  13. Prévenir les Erreurs pour un Champ Ville Invalide
  14. Attribuer l'Incoterm en Fonction du Pays de Destination

 

📦 Comment attribuer le bon colis en fonction du produit

  • Trigger : Commande importée

  • Condition : Nom du produit ; SKU produit ; EAN produit ...

  • Action : Ajouter des colis



 

Automatiser la sélection du colis en fonction du produit contenu dans une commande peut réduire considérablement le travail manuel et les erreurs d’emballage. Pour mettre cela en place, commencez par créer un nouveau workflow avec le trigger “La commande est importée”.

Ajoutez une condition basée sur le "Nom du produit", le "SKU produit" ou le "EAN produit" — par exemple, ciblez les commandes contenant des produits comme “Sneakers” ou “Chaussures”. Vous pouvez affiner cette condition à l’aide d’opérateurs tels que contient, ne contient pas, commence par ou n’est pas, selon la structure de votre catalogue.

Une fois la condition définie, ajoutez l’action “Ajouter des colis” et sélectionnez le type de colis spécifique à partir de votre "Mes Colis". Ainsi, chaque fois qu’une commande avec le produit ciblé est importée, le colis approprié est automatiquement attribué — sans intervention manuelle.

Il ne vous reste plus qu’à nommer et enregistrer le workflow. C’est une méthode simple mais efficace pour standardiser l’emballage et fluidifier votre processus de fulfillment.

 

📦 Comment créer des envois multi-colis en fonction du nombre d’articles

Trigger: Commande importée

Condition : Quantité d’articles

Action utilisée : Ajouter des colis

 

 

Si vous expédiez souvent des commandes contenant plusieurs articles devant être répartis dans différents colis, cette automatisation vous fera gagner du temps et évitera les erreurs de préparation.

Pour la configurer, créez un nouveau flux de travail avec le Trigger « Commande importée ».

Ajoutez ensuite la condition Quantité d’articles — vous pouvez la définir comme un nombre fixe (ex. = 2), une plage (ex. entre 2 et 4), ou une valeur relative (ex. supérieure à 3), selon votre logique d’emballage.

Ensuite, sélectionnez l’action « Ajouter des colis ». Vous pouvez y attribuer plusieurs colis identiques ou différents selon vos besoins logistiques. Choisissez parmi les colis enregistrés dans la section Mes colis ou créez-en de nouveaux.

Une fois enregistré, le flux attribuera automatiquement plusieurs colis aux commandes répondant à la condition. Lors de la génération de l’étiquette, ShippyPro créera automatiquement un envoi multi-colis — sans aucune intervention manuelle.

 

🚚 Comment préattribuer automatiquement un transporteur aux commandes “À expédier”

Trigger: Commande importée

Condition : Toute (ex. Pays de destination, Boutique, Méthode de paiement, etc.)

Action utilisée : Préattribuer le transporteur

 

 

Préattribuer un transporteur dès qu’une commande est importée permet d’accélérer la génération des étiquettes, de réduire les erreurs et de garder un contrôle total sur votre stratégie d’expédition.

Pour configurer ce flux, commencez avec le Trigger « Commande importée ».

Définissez ensuite les conditions selon votre logique d’expédition. Par exemple, si vous souhaitez appliquer la règle uniquement aux commandes Shopify destinées à l’Italie, définissez les conditions Pays = Italie et Boutique = Shopify. Vous pouvez aussi combiner plusieurs filtres pour créer des règles d’acheminement avancées.

Puis, utilisez l’action « Préattribuer le transporteur » et sélectionnez le transporteur à assigner automatiquement à ces commandes.

Une fois activée, l’automatisation préattribuera le transporteur choisi à toutes les nouvelles commandes répondant aux critères. Les avantages sont nombreux :

  • Les commandes sont prévalidées selon les exigences du transporteur, ce qui permet de détecter les problèmes avant la création de l’étiquette.

  • L’étiquette sera générée exclusivement avec le transporteur préattribué, garantissant un contrôle total.

  • Les commandes peuvent être filtrées et regroupées par transporteur dans le tableau “À expédier”, facilitant les actions groupées.

C’est une automatisation essentielle pour les entreprises qui gèrent plusieurs transporteurs ou qui doivent appliquer des règles d’expédition strictes.

 

⚙️ Comment automatiser l’ensemble du flux d’expédition

Trigger: Commande importée

Condition : Toute (ex. Boutique = Shopify + Pays de destination = Italie)

Actions utilisées : Formater l’adresse, Ajouter un colis, Générer une étiquette

C’est un excellent exemple de processus d’expédition entièrement automatisé grâce à plusieurs actions dans un même flux. Au lieu d’effectuer manuellement chaque tâche — nettoyage d’adresse, sélection du bon emballage et génération de l’étiquette — cette configuration permet de tout gérer en une seule fois.

Commencez par créer un nouveau flux de travail avec le Trigger « Commande importée ».

Ajoutez ensuite une condition pour cibler le bon groupe de commandes, comme Boutique = Shopify et Pays de destination = Italie, selon votre logique de préparation.

Puis, ajoutez les actions suivantes dans cet ordre :

  • Formater l’adresse – Corrige automatiquement les erreurs courantes d’adresse (noms de rue trop longs, caractères non valides, numéros mal placés).

  • Ajouter un colis – Choisissez le type de colis que vous utilisez habituellement pour ces commandes. Cela garantit la sélection du bon emballage sans saisie manuelle.

  • Générer une étiquette – Sélectionnez votre transporteur préféré pour créer instantanément l’étiquette dès que la commande est importée et traitée.

Une fois enregistré, ce flux traitera automatiquement chaque commande correspondant à vos conditions — du formatage de l’adresse à la création de l’étiquette. Votre envoi est prêt en quelques secondes après l’import, il ne reste plus qu’à imprimer l’étiquette.

C’est la solution idéale pour rationaliser vos opérations et optimiser votre logistique.

 

🏷️ Ajouter des instructions à la commande en fonction du produit

Trigger: Commande importée

Condition : Nom du produit, SKU ou EAN

Actions utilisées : Ajouter une note, Ajouter une étiquette (tag)

Ce modèle est très utile pour ajouter automatiquement des instructions opérationnelles aux commandes selon les produits qu’elles contiennent. Que vous souhaitiez signaler des articles en rupture de stock, fragiles ou dangereux, ce flux ajoute automatiquement les balises ou notes nécessaires.

Créez un nouveau flux avec le Trigger « Commande importée », puis définissez une condition telle que SKU produit ou Nom du produit — par exemple, si un SKU spécifique correspond à un article fragile ou restreint.

Ensuite, choisissez l’action « Ajouter une note » ou « Ajouter une étiquette ». Vous pouvez, par exemple, ajouter une note comme « Rupture de stock – mettre en attente » ou une étiquette comme « Fragile ».

Une fois enregistré, ce flux veille à ce que chaque commande contenant le produit sélectionné soit automatiquement annotée. Votre équipe verra immédiatement les instructions lors de la préparation — plus besoin de vérifications manuelles. Cela réduit les erreurs, fait gagner du temps et standardise le traitement des articles spéciaux.

 

💵 Ajouter des instructions pour les commandes en contre-remboursement

Trigger: Commande importée

Condition : Méthode de paiement

Actions utilisées : Ajouter une note, Ajouter une étiquette (tag)

Les envois en contre-remboursement (COD) nécessitent souvent une attention particulière — comme appeler le client avant l’expédition ou confirmer les instructions de paiement. Avec cette automatisation, vous pouvez ajouter instantanément des notes ou étiquettes aux commandes COD pour que votre équipe sache exactement quoi faire.

Créez un nouveau flux avec le Trigger « Commande importée ». Définissez ensuite la condition Méthode de paiement = Contre-remboursement (assurez-vous que l’intitulé correspond à celui importé de votre canal de vente).

Pour l’action, sélectionnez « Ajouter une note » et écrivez un message comme « Appeler le client pour confirmation ». Vous pouvez aussi ajouter une étiquette si votre équipe les utilise pour filtrer ou prioriser les expéditions.

Une fois enregistré, ce flux marquera automatiquement chaque commande COD avec les instructions appropriées — vous aidant à réduire les problèmes de livraison et à garantir une expérience fluide pour vos clients.

 

☎️ Ajouter un numéro de téléphone s’il est manquant

Trigger: Commande importée

Condition : Numéro de téléphone du destinataire (est vide)

Action utilisée : Ajouter le numéro de téléphone du destinataire

Les numéros de téléphone manquants sont un problème fréquent au moment du paiement, mais de nombreux transporteurs exigent un numéro valide pour accepter ou livrer un envoi. Ce flux corrige le problème en ajoutant un numéro par défaut lorsque le destinataire n’en fournit pas.

Créez un flux avec le Trigger « Commande importée ». Définissez ensuite la condition Numéro de téléphone du destinataire est vide.

Pour l’action, choisissez « Ajouter le numéro de téléphone du destinataire » et insérez un numéro par défaut — comme celui de votre service client. Vous pouvez aussi utiliser un numéro générique, à condition qu’il respecte le format international.

Une fois enregistré, ShippyPro remplira automatiquement le champ manquant à l’import, ce qui vous permet de :

  • Éviter les erreurs lors de la génération d’étiquettes

  • Prévenir les blocages d’expédition liés à des coordonnées incomplètes

  • Permettre au transporteur de contacter quelqu’un en cas de besoin

C’est une solution simple à un problème fréquent et coûteux.

 

📧 Ajouter une adresse e-mail si elle est manquante

Trigger: Commande importée

Condition : Adresse e-mail du destinataire est vide

Action utilisée : Ajouter l’adresse e-mail du destinataire

Tout comme pour les numéros de téléphone, l’adresse e-mail est essentielle pour les notifications de livraison et la communication avec le transporteur. Si elle manque, cela peut retarder l’expédition ou générer des problèmes de service client.

Pour corriger cela, créez un flux avec le Trigger « Commande importée » et la condition Adresse e-mail du destinataire est vide.

Sélectionnez ensuite l’action « Ajouter l’adresse e-mail du destinataire » et saisissez une adresse par défaut — comme support@votreentreprise.com ou une boîte dédiée au suivi des colis.

Une fois activée, ShippyPro ajoutera automatiquement cette adresse par défaut dès qu’elle sera manquante, vous aidant à :

  • Garantir la bonne communication avec le transporteur

  • Éviter les retards dus à des données manquantes

  • Garder un processus fluide et sans erreur

 

❗️ Empêcher les erreurs causées par des formats d’adresse non valides

Trigger: Commande importée

Condition : Optionnelle

Action utilisée : Formater l’adresse (1 et 2)

 

 

Si vous rencontrez souvent des erreurs comme « La rue du destinataire ne peut pas dépasser 35 caractères », cette automatisation est faite pour vous.

Les adresses mal formatées sont l’une des principales causes d’erreurs ou d’échecs de livraison. Avec ce flux, vous pouvez automatiquement détecter et corriger ces problèmes avant qu’ils ne provoquent des retards.

Créez un flux avec le Trigger « Commande importée ».

Vous pouvez le laisser sans condition pour qu’il s’applique à toutes les commandes, ou ajouter une condition (ex. Pays du destinataire = Italie).

Choisissez ensuite l’action « Formater l’adresse (1 et 2) ». Cette action utilise l’intelligence artificielle pour nettoyer et normaliser les champs d’adresse en temps réel : elle raccourcit les rues trop longues, corrige les erreurs de formatage et déplace les données mal saisies.

Grâce à ce formatage automatisé, vous réduisez considérablement les risques d’échec de livraison, de retards ou de retours — tout en économisant du temps et des coûts.

 

🏙️ Empêcher les erreurs dues à un champ État invalide

Trigger: Commande importée

Condition : État du destinataire n’est pas vide

Action utilisée : Formater l’État

De nombreux transporteurs exigent que les États ou provinces soient indiqués avec des codes à deux caractères (comme “MI” pour Milan). Si le format est incorrect, la création de l’étiquette peut échouer.

Créez un flux avec le Trigger « Commande importée » et la condition État du destinataire n’est pas vide (pour éviter des exécutions inutiles). Vous pouvez aussi limiter l’action à un pays spécifique (ex. Pays = Italie).

Choisissez ensuite l’action « Formater l’État ». ShippyPro convertira automatiquement les noms complets en leurs codes ISO officiels — par exemple, “Florence” devient “FI”.

Ce flux garantit que toutes vos expéditions utilisent des formats valides, évitant ainsi les erreurs d’étiquettes et les problèmes de livraison.

 

🧾 Empêcher les erreurs dues à une description de commande invalide

Trigger : Commande importée

Condition : Optionnelle (ex. Boutique, Pays)

Action utilisée : Formater la description de commande

Certains transporteurs limitent la longueur ou les caractères autorisés dans les descriptions de commande. Si la description est trop longue ou contient des symboles non pris en charge, l’expédition peut être rejetée.

Créez un flux avec le Trigger « Commande importée » et choisissez l’action « Formater la description de commande ». Cela nettoiera le texte, le raccourcira si nécessaire et supprimera les caractères invalides.

Résultat : moins d’erreurs et de temps perdu à corriger manuellement.

 

🏢 Empêcher les erreurs dues à un nom d’entreprise invalide

Trigger: Commande importée

Condition : Optionnelle

Action utilisée : Formater le nom de l’entreprise

Certains transporteurs imposent des limites sur la longueur ou le format du nom d’entreprise. Si le champ est trop long, votre étiquette peut être rejetée.

Créez un flux avec le Trigger « Commande importée » et, si besoin, une condition (ex. Boutique, Pays, Type de client).

Choisissez ensuite l’action « Formater le nom de l’entreprise ». ShippyPro raccourcira et nettoiera automatiquement le champ pour qu’il respecte les règles du transporteur.

Une petite automatisation pour un grand impact — vos envois restent fluides et sans erreur.

 

🏙️ Empêcher les erreurs dues à un champ “Ville” invalide

Trigger: Commande importée

Condition : Optionnelle

Action utilisée : Formater la ville du destinataire

Les noms de ville contenant des accents ou caractères spéciaux (comme “São Paulo”, “Città d’Isernia” ou “Québec”) peuvent poser problème à certains transporteurs. Cela peut provoquer des échecs d’étiquette ou des retards.

Créez un flux avec le Trigger« Commande importée » et l’action « Formater la ville ». Cette action nettoie automatiquement le champ en supprimant les caractères spéciaux, accents ou symboles non pris en charge.

Votre champ “Ville” sera toujours accepté par les transporteurs, évitant ainsi les erreurs frustrantes.

 

🌍 Attribuer l’Incoterm en fonction du pays de destination

Trigger: Commande importée

Condition : Pays de destination = Hors UE

Action utilisée : Attribuer un Incoterm

[Tutoriel vidéo]

Les expéditions internationales hors UE nécessitent souvent des Incoterms spécifiques (DDP, DAP, EXW…). Oublier d’en attribuer un peut entraîner des retards ou des frais inattendus.

Créez un nouveau flux avec le Trigger « Commande importée » et la condition Pays de destination = Hors UE.

Pour l’action, sélectionnez « Attribuer un Incoterm » et choisissez le type approprié (ex. DDP).

Désormais, chaque commande extra-UE se verra automatiquement attribuer le bon Incoterm, garantissant :

  • Des responsabilités douanières clairement définies

  • Des passages en douane plus fluides

  • Moins de mauvaises surprises pour vos clients